אירוע פרטי הוא הדרך המושלמת להפיק בעצמכם אירוע בהיקף מצומצם שייראה ויעבור בדיוק כמו שאתם רוצים, אבל יש הרבה עבודה מאחורי הקלעים והיא לפעמים גם מורכבת. הלוקיישן, האוכל שיוגש והבידור במהלך האירוע הן רק חלק קטן מהפרטים שתצטרכו לדאוג להם כדי להפיק אירוע בלתי נשכח. רוצים לדעת איך עושים את זה נכון? למומחים של חברת Events Online יש כמה טיפים בשבילכם.
אירועים פרטיים הם הפקה פרטית בהיקף קטן יחסית של אירוע כמו שאנחנו מדמיינים אותו – לוקיישן מיוחד, עיצוב בנושא מסוים, קייטרינג, צלמי וידאו וסטילס, מוזיקה ועוד, אבל בדרך כלל עם קהל משתתפים של כ-50 איש. אפילו שההיקף הממוצע של אירוע פרטי הוא קטן בהרבה מאירועים גדולים יותר כמו חתונות, גם בהם נדרשת השקעה בכל מה שקשור לתכנון שלו, ולפעמים צריך להשקיע בו יותר בגלל החשיבות של כל פרט קטן בהצלחת האירוע.
הסוד להפקת אירוע פרטי מוצלח הוא תכנון מפורט. צריך להביא בחשבון כל פרט קטן באירוע ולתת יחס אישי לכל אורח, ועל הדרך לתת ליצירתיות שלכם להתבטא כמו לדוגמא עם הקמת דוכן קרפים שכולם אוהבים או דוכן וופל בלגי, כדי ליצור אירוע ייחודי ובלתי נשכח. מתכנון רשימת המוזמנים, דרך בחירת הספקים הנכונים לבידור ולקייטרינג ועד לווידוא במהלך האירוע עצמו שהכול מתנהל כשורה, מארגני האירוע צריכים להיות עם יד על הדופק ולהיות מוכנים להגיב מייד לכל שינוי או תקלה העלולים להופיע.
רוצים להבין איך מפיקים מרימים בהצלחה אירועים פרטיים מהסרטים? הינה כמה מהשלבים שצריך לעבור להפקת האירוע המושלם:
השלב הראשון הוא פגישה של המפיק והלקוח, שבו מדברים על המטרה של האירוע ועל החזון שיש ללקוח. בפגישה הזו נקבעים גם התקציב של האירוע ולוח הזמנים שלו, והם עובדים יחד ליצירת תקציר אירוע מפורט כדי להתחיל להכניס אליו פרטים, ספקים ואביזרים.
אחד החלקים המורכבים ביותר של הפקת אירועים פרטיים הוא התכנון בפועל והלוגיסטיקה שבעניין, משירותי אבטחה והשגת האישורים הנדרשים לקיום האירוע ועד לבחירת ספקים של דוכני מזון לאירועים, אטרקציות שונות ובידור לקהל, תאורה והגברה, מעצבים ועוד. בדיוק בשביל זה כדאי לפנות לאנשי מקצוע בנושא, למשל חברת Events Online, שתספק לכם קייטרינג מסוגים שונים ומגוון אטרקציות להשכרה שישאירו רושם מעולה על המשתתפים באירוע. כדי שהכול יתנהל בצורה הכי חלקה שאפשר, מומלץ ליצור מראש לוח זמנים לאירוע כדי שכל מה שאתם מתכננים אכן יקרה, ולא ייווצר מצב שבטעות תדלגו על חלק חשוב מהאירוע שהאורחים מחכים לו.
אירוע פרטי מוצלח הוא כזה שיש לו נושא ברור ושכל האלמנטים מסביב משתלבים באחידות. כאן היצירתיות שלכם יכולה להתבטא מאוד באמצעות בחירה של פלטת צבעים ספציפית לאירוע שלכם (למשל צבעים של קבוצת כדורגל למסיבת יום הולדת בנושא) ושילוב נכון של כל האלמנטים האחרים כמו האוכל, המוזיקה והבידור. מומלץ לשלב אלמנטים מיתוגיים בעיצוב האירוע בשביל הטאץ’ היוקרתי אבל אל תשכחו גם את הנגיעות האישיות שלכם כמו למשל עם עגלת ממתקים לאוהבי הגומי שביננו, כיוון שאלו בדרך כלל משפיעות יותר על החוויה של האורחים והם יזכרו אותן טוב יותר לאורך זמן.
לא משנה באיזה סוג של אירוע האורחים נפגשים לחגוג, סוגים שונים של בידור או פעילויות ייצרו את האווירה המושלמת והחוויה הכי טובה. בתור התחלה חשוב לסגור להקה או דיג’יי שיקבעו את האווירה באירוע וישמיעו מוזיקה טובה שכיף לרקוד איתה ברחבה. כמו כן, כדאי לתכנן אטרקציות לאירוע המתאימות לאופי המשתתפים ולסוג האירוע עצמו, למשל דוכני צילום, עמדות משחק אינטראקטיביות לשחקן יחיד או לקבוצות, מופעי בידור שונים, מתנפחים להשכרה למסיבות לילדים ולאירועי קיץ ועוד – בחברת Events Online תוכלו לארגן במהירות ובנוחות את כל האטרקציות שיהיו באירוע שלכם כמו מתנפחים, עמדות מולטימדיה ודוכני מזון ושתייה מסוגים שונים. אל תשכחו לתכנן בצורה מפורטת את לוח הזמנים של האירוע כדי שיהיו מעברים חלקים בין הפעילויות השונות וזרימה לאורך כל האירוע – מצד אחד חשוב שהאורחים שלכם לא ירגישו משועממים אפילו לרגע, ומצד שני אתם צריכים לדאוג לכך שלא תעמיסו עליהם יותר מדי בפרק זמן קצר.
חשוב לשמור על תקשורת שוטפת עם הספקים וכל מי שקשור להצלחה של האירוע שלכם, כדי להבטיח שלא יהיו תקלות לפני האירוע או במהלכו ולהצליח לנהל היטב שינויים של הרגע האחרון ובעיות בלתי צפויות. חשוב לתת הנחיות ברורות לכל הצדדים המעורבים ולערוך תיאום ציפיות כדי להבטיח שכל אחד יידע בדיוק מהו תפקידו באירוע ומה הוא צריך לעשות כדי שהחגיגה תתנהל בצורה חלקה.
האחריות של מפיק אירוע לא מסתיימת כשהוא מתחיל, וגם במהלכו צריך לוודא שהכול פועל כמו שצריך ושתקלות נקודתיות מקבלות מענה מהיר ויעיל כדי שהן לא ישפיעו על החוויה של האורחים. לפני שהאירוע מתחיל צריך לפקח על ההקמה שלו ועל הביצועים של החלקים השונים בו ולוודא שהכול נמצא במקום ופועל בצורה חלקה. בסוף האירוע יהיה מקום שבו הלקוח והאורחים יוכלו לכתוב משוב לצורך שימור האיכות הקיימת ושיפורים עתידיים.
הפקת אירוע פרטי אולי נראית כמו משימה קלה יותר בגלל ההיקף המצומצם של האורחים, אבל גם כאן מדובר בתהליך שצריך לתכנן ולארגן כמו שצריך. כשמפיקים אירוע כזה חשוב להביא בחשבון את כל הפרטים הכי קטנים ולתת ליצירתיות שלכם להתבטא, ומהר מאוד אפשר ללכת לאיבוד בארגון כל הספקים, הרעיונות והאביזרים שיהפכו את האירוע שלכם לבלתי נשכח. בשביל זה כדאי לכם לשכור מפיק אירועים מקצועי לאירוע הפרטי הבא שלכם, שיעזור לכם להשיג את כל מה שאתם צריכים לחגיגה הכי כיפית שיש.
רוצים לתכנן יחד את האירוע שלכם?
השאירו פרטים ונציג יחזור אליכם עם כל הפרטים
© כל הזוכיות שמורות לאיוונטס אונליין האתר נבנה ועוצב ע”י- נואבו מדיה גרופ
